Administrátor certifikace
Veškerou agentu kolem certifikace zajišťuje administrátor – právní subjekt s dlouholetou zkušeností s projekty a aktivitami určenými pro cílovou skupinu certifikace (organizace působící v EVVO).
Administrátor zejména:
- Zajišťuje příjem přihlášek.
- Zajišťuje potřebnou komunikaci se žadateli.
- Připravuje podklady pro certifikační orgán.
- Vydává osvědčení o získaném certifikátu
- Je nositelem právní subjektivity v rámci certifikačního procesu.
- Vede přehled certifikovaných organizací a průběh jejich certifikace tak, aby členové Rady měli přehled o celém procesu.
- Schvaluje změny v systému certifikace navržené Certifikační radou.
- Certifikační rada (certifikační orgán)
Certifikačním orgánem je Certifikační rada (CR). CR tvoří 7 osob:
- 1 zástupce administrátora.
- 1 zástupce veřejné správy za oblast životní prostředí (např. zástupce MŽP, vybraného krajského úřadu, města, obce apod.).
- 1 zástupce veřejné správy za oblast školství (např. zástupce MŠMT, vybraného krajského úřadu, města, obce apod.).
- 2 zástupci již certifikovaných organizací. (V první CR po zavedení systému, kdy neexistují certifikované organizace, 2 zástupci organizací, které prošly pilotním ověřením v rámci projektu.)
- 2 zástupci z dalších organizací a odborníků na EVVO (např. akademik, pracovník odborné instituce, NNO v oblasti životního prostředí apod.).
CR zasedá v pravidelných intervalech (min. 2× ročně). Na svých zasedáních CR:
- Projednává auditorské zprávy z šetření v organizacích žádajících o přidělení certifikátu.
- Rozhoduje o udělení či neudělení certifikace.
- Přezkoumává a rozhoduje o odvoláních organizací, které nesouhlasí se závěry auditorů.
- Rozhoduje, zda jsou či nejsou auditoři v konfliktu zájmu vůči organizaci žádající o certifikát.
- Schvaluje kvalifikační podmínky, princip a obsah vzdělávání auditorů.
- Uděluje a ukončuje oprávnění auditorům k jejich činnosti.
- Řeší další spory a stížnosti vzniklé v procesu certifikace.
- Z podnětu klienta služeb, poskytovatele dotace apod. rozhoduje o možnosti pozastavení platnosti certifikátu a/nebo provedení mimořádného auditu v certifikované organizaci a v případě negativních zjištění o odebrání certifikátu.
- Navrhuje změny v systému certifikace.
Každá nově jmenovaná rada si stanoví svůj Jednací řád.
Jmenování rady
- Funkční období člena CR je 3 reky.
- První radu jmenuje Administrátor.
- Každý z 6 členů první CR mimo zástupce Administrátora si vylosuje délku svého funkčního období, a to 1, 2 a 3 roky (do každé kategorie 2 členové).
- Zástupce Administrátora jmenuje Administrátor bez projednávání v CR.
- Po uplynutí funkčního období člena CR navrhují zbývající členové rady nového člena. Nové členy jmenuje statutární orgán Administrátora.
- V případě odstoupení člena z členství v radě v průběhu mandátu navrhuje CR Administrátorovi nového člena s mandátem do konce funkčního období odstoupivšího člena.
- Členství v CR je nezastupitelné.
- Pokud klesne počet členů CR pod 4, může jmenovat zbývající členy CR přímo Administrátor podle bodů 1–3.
Auditoři
Auditor je osoba, která provádí vlastní šetření u žadatele o certifikát. Auditorem se může stát osoba, která:
- Splňuje kvalifikační předpoklady.
- Prošla vzděláváním pro auditory.
Potenciální auditory oslovuje Administrátor, do funkce je jmenuje, případně odvolává, CR.
Auditor podepíše čestné prohlášení o mlčenlivosti, případně kodex auditora), obsahující ujednání o nešíření informací, které během auditu zjistil.
Doba mandátu auditora
Auditor je do své funkce jmenován na 3 roky. V případě zájmu o prodloužení mandátu podá žádost o prodloužení CR. V tomto případě již nedokládá splnění kvalifikačních předpokladů.
Vlastní proces certifikace
1. Přihláška k certifikaci
1.1 Žadatel o certifikaci zašle přihlášku s určenými přílohami administrátorovi certifikace. Administrátor zajistí kontrolu splnění veškerých formálních náležitostí přihlášky a její úplnost.
2. Výběr auditorů
2.1 Administrátor osloví všechny auditory s nabídkou na provedení auditu u žádající organizace.
2.2 Auditoři, kteří mají o audit zájem a nejsou v konfliktu zájmu, se přihlásí.
2.3 Náhodným mechanismem (losováním) budou žadateli přiděleni dva auditoři.
2.4 Administrátor oznámí výběr auditorů spolu s kontakty organizaci žádající o certifikaci.
3. Průběh auditu
Před návštěvou auditorů
3.1 Žadatel zašle Administrátorovi přihlášku včetně všech příloh a Portfolio k certifikaci.
3.2 Na základě Portfolia k certifikaci dojde k vylosování 3 programů, jejichž podrobný popis dle daného vzoru spolu s dalšími požadavky uvedenými v Portfoliu zašle žadatel auditorům.
3.3 Auditoři prostudují přihlášku, její přílohy a předložené Portfolio k certifikaci.
3.4 Auditoři vstoupí do komunikace se žadatelem, dohodnou se na termínu šetření v organizaci a dalších organizačních záležitostech.
3.5 Auditoři zároveň zašlou organizaci v dostatečném předstihu seznam podkladů, které chtějí mít na místě připraveny pro provedení auditu.
Šetření na místě
3.6 Při šetření na místě auditoři provádějí rozhovory s pověřenými osobami žadatele a ověřují splnění požadovaných kritérií.
3.7 Auditoři si mohou vyžádat další materiály nad rámec připravených podkladů.
3.8 Šetření probíhá zpravidla jeden den.
Po skončení návštěvy
3.9 Z místního šetření auditoři zpracují jednu společnou zprávu, na které se musejí shodnout. Zpráva obsahuje posouzení minimálních kritérií, návrhy na vylepšení stávajícího stavu.
3.10 Pokud žadatel nevyhoví jednomu a více indikátoru u nedostatečné úrovně, nemůže být žadateli certifikát udělen.
3.11 Zprávu, která obsahuje návrh na udělení či neudělení certifikátu, zašlou auditoři žadateli a Administrátorovi.
3.12 Žadatel může napsat své stanovisko k auditorské zprávě a požádat o osobní přednesení tohoto stanoviska CR. V písemné podobě zasílá žadatel stanovisko Administrátorovi ve lhůtě 14 dnů po obdržení zprávy od Auditorů.
3.13 Administrátor připraví podklady pro jednání CR.
4. Udělení Certifikátu
4.1 CR zasedá v pravidelných časových intervalech. Při zasedání se její členové seznámí s výsledky šetření auditorů v organizacích, které proběhly v daném časovém období, a s případnými stanovisky organizací. Rada následně rozhodne o udělení či neudělení certifikátu.
4.2 O výsledku rozhodnutí rady informuje žadatele Administrátor. V případě kladného rozhodnutí obdrží žadatel s rozhodnutím i vlastní certifikát.
Certifikované organizace
Certifikát se uděluje na dobu 2 let u organizací, které získaly certifikát poprvé a na dobu 4 let u organizací, které získaly certifikát opakovaně.
Organizace, které vypršela doba, na kterou jí byl certifikát přidělen, může požádat o jeho prodloužení. V takovém případě proběhne v této organizaci nový audit, který ověří, že žadatel stále splňuje požadovaná kritéria.
V případě, že organizace, která obdržela certifikát, porušuje v průběhu jeho trvání závažným způsobem podmínky požadované pro jeho udělení, může CR (např. z podnětu klienta služeb, poskytovatele dotace apod.) rozhodnout o provedení mimořádného auditu a v případě negativních zjištění rozhodnout o odebrání certifikátu.
